États des documents

Ajouter des états détaillés (« Attente du chèque », « Chez le transporteur »…) pour suivre finement vos achats, transferts de stock et dépenses.

Manuel › Paramètres › États des documents

Principe

Chaque document garde ses états système (par exemple En attente, Livré, Annulé pour un achat) : ce sont eux qui déclenchent le stock, la dette fournisseur ou la caisse, et ils ne se modifient pas. Vous pouvez leur rattacher des états détaillés propres à votre organisation : libellé, couleur et ordre sont libres et ne changent jamais le comportement du document.

Créer un état détaillé

1. Ouvrez Paramètres → États des documents dans le menu.
2. Choisissez l’onglet du document : Achats, Transferts de stock ou Dépenses.
3. Cliquez sur Nouvel état détaillé, saisissez le libellé, choisissez la couleur et l’état système qu’il détaille, puis enregistrez.

Gérer les états existants

• Le commutateur active ou désactive un état : un état désactivé n’est plus proposé et n’est plus affiché sur les documents.
• Les flèches Monter / Descendre fixent l’ordre de proposition ; le crayon renomme ou recolore ; la corbeille supprime (les documents concernés gardent leur état système, seul le détail disparaît).
• Le rattachement à l’état système ne se modifie pas après création : créez un autre état si besoin.

Attribuer un état détaillé à un document

1. Dans la liste des Achats, des Transferts ou des Dépenses, repérez la colonne d’état : sous l’état système figure une petite liste Détailler….
2. Choisissez l’état détaillé voulu ; il s’affiche sous l’état système sous forme de pastille colorée. Choisissez — retirer — pour l’enlever.

Seuls les états détaillés rattachés à l’état système ACTUEL du document sont proposés. Quand le document change d’état système (par exemple un achat En attente qui est Livré), son état détaillé n’est plus affiché : il faut en attribuer un nouveau si nécessaire. L’attribution demande l’autorisation « Attribuer un état détaillé à un document ».

Autorisations (profils et rôles)

L’accès à États des documents dépend des autorisations accordées à votre compte. Elles se configurent dans Sécurité → Rôles ou directement sur un utilisateur ( Sécurité → Utilisateurs ). Sans la permission adéquate, le menu ou le bouton reste invisible ou une erreur « accès refusé » s’affiche.

Autorisations possibles pour ce module :

• Consulter la liste et ouvrir les fiches
• Créer un enregistrement
• Modifier un enregistrement
• Supprimer
• Réordonner
• Activer / désactiver
• Affecter (ex. caissier à une caisse)

L’autorisation Toutes les actions (astérisque) inclut l’ensemble des droits du module. Privilégiez le moindre privilège : accordez uniquement ce dont chaque poste a besoin.